Informasjon til arrangør til Norgesmesterskap for brukshunder

 

INNLEDNING

Hensikten med dette informasjonsskrivet er å gi arrangør av NM for brukshunder en oversikt over ansvar samt nødvendige detaljer for å kunne utføre oppgaven som Teknisk Arrangør.

Retningslinjen består både av spesifikke krav og erfaringsmessige anbefalinger til Teknisk Arrangør.

NM arrangeres hvert år i slutten av august men senest tre uker før NOM.

NBF ANSVAR

NBF er hovedansvarlig for å arrangere NM for Brukshunder. NBF oppnevner, etter søknad, en Teknisk Arrangør som er hovedansvarlig for selve gjennomføringen av NM. Basert på innkomne påmeldinger fra hundeførere, tar  NBF’s styre ut de 15 kvalifiserte deltagerene pluss reserver i hver gruppe som får delta på NM. NBF fremsender liste med deltagere i hver gruppe til Teknisk Arrangør som sender invitasjon til deltagerne og bekrefter at de er tatt ut.

  • NBF’s styre skal godkjenne NM`s stevneleder.
  • Representanter fra styret i NBF er tilstede under NM.

TEKNISK ARRANGØRS ANSVAR

Teknisk gjennomføring

Teknisk Arrangør får tilsendt prøvemappe fra NKK/NBF og må selv skaffe tilveie nødvendige dommerskjemaer og forestå alt papirarbeide. Dette innebærer også å sende ferdig utfylte dommerskjema og betale aktivitetsavgift til NKK som for et vanlig brukshundstevne og innenfor NKK´s tidsfrist. I tillegg skal NBF, raseklubber og deltagere ha hver sin kopi.

Økonomi

Teknisk Arrangør bør etablere et budsjett for arrangementet.

Teknisk arrangør krever inn startkontigent (påmeldingsavgift) samtidig som de sender ut invitasjon til de uttatte deltagere. Invitasjonen til de uttatte deltagere skal sendes senest 15. juli. Beløpet skal være betalt senest 3 uker før NM. Innbetalingen merkes NM og hvilken gruppe det gjelder. Startkontigenten går i sin helhet til Teknisk Arrangør. Eventuelt underskudd må dekkes av Teknisk Arrangør.

Sponsorer

Det er Teknisk Arrangørs ansvar å skaffe tilveie inntekter utover påmeldingsavgiften.
Det kan ofte lønne seg å få en hovedsponsor til arrangementet og i tillegg flere delsponsorer. Dette trenger nødvendigvis ikke være en utstyrsleverandør for hundeartikler eller hundeforleverandør. I tillegg kan det selges annonser i programmet

Det er viktig at sponsorenes, og i hvert fall Hovedsponsor`s logo kommer frem i flest mulige sammenhenger.
Ved hvert NM arrangement må man avklare hvem som for tiden er NBF’s hovedsponsor og sørge for at man ikke inngår sponsoravtaler i forbindelse med arrangementet som kommer i konflikt med denne. Men i stedet ta kontakt med denne for å få direkte sponsing til arrangementet. Sørg for å få logo på premiepall, og reklameseil hvor dette er godt synlig og gir god reklameeffekt. Dette er særs viktig under premieutdelingen hvor det tas mange bilder og hvor det er publikum tilstede.

Terreng

  • Inngå avtale med grunneiere om bruk av nødvendig terreng.
  • Det er stevneleder som skal godkjenne runderingsløype, terreng for feltsøk, sporterreng og appellbane i henhold til enhver tids gjeldende regelverk. Men det anbefales å gå gjennom områdene med NKK’s representant i forkant av arrangementet.

Medhjelpere

Teknisk Arrangør foreslår en stevneleder som godkjennes av NBF.

Det er også viktig at Teknisk Arrangør i god tid skaffer nok funksjonærer (Figuranter rundering, sporleggere, funksjonærer feltsøk, funksjonærer appell og kommandør, funksjonærer i sekretariat, funksjonærer til salg av kioskvarer, o.s.v)

Teknisk Arrangør oppnevner en ansvarlig for feltsøk, en ansvarlig for appell, en ansvarlig for spor og en ansvarlig for rundering og en ansvarlig for sekretariat. Det kan også være lurt å oppnevne en ansvarshavende for alle elementer som inngår i arrangementet som f. Eks. markedsføring/Sponsorinntekter/kiosksalg o.s.v. Slik får man plassert ansvaret for aktivitetene.

Innkvartering

Teknisk Arrangør innhenter tilbud og inngår eventuell avtale med overnattingssteder om rom for dommere, deltagere og representanter fra NBF. Informasjon om alternative overnattingsmuligheter med priser sendes ut til deltagerne sammen med invitasjon til NM og eventuelt annet informasjonsmateriale. Hver deltager og representanter fra NBF dekker selv sine utgifter.

Arrangørklubben dekker overnatting og mat for dommerne samt evt. kamerataften og bankett for dem av NBF’s Æresmedlemmer som ønsker å komme.

Premier

NBF ordner med følgende premier:

  • medaljer til nr. 1, 2 og 3 i hver gruppe
  • premie til beste brukshund
  • premie til beste spor
  • premie til beste rundering
  • premie til beste felt (begge grupper)
  • premie til beste lydighet (begge grupper)
  • NKK`s pokal og Kongepokalen (når den er med).
  • laurbærkrans til Norgesmester i hver gruppe
  • diplom til alle deltagere signert av NBF’s  leder

Arrangør ordner med følgende premier

  • pokaler til alle deltagere begge grupper plass 1-15
  • ønsker å dele ut tilleggspremier (Sponsorgaver, gavepremier o.s.v) så er dette opp til arrangøren.

Program

Teknisk Arrangør lager et program for NM. Programmet bør inneholde en velkomsthilsen, navn på stevneledelse og ansvarshavende personer, navn på dommere og hvem som dømmer hva, navn på deltagere i hver gruppe med hundens navn, helgens program med tidsskjema og stedsangivelse for øvelser og andre hendelser. Programmet bør også inneholde en oversikt over deltagere med rubrikker over hovedøvelser og appell hvor hver enkelt kan føre inn de respektive karakterer som blir gitt i tillegg til total poengsum.

Programmet er også en inntektskilde med tanke på salg av annonseplasser.

SØKNADER/TIDSFRISTER

Søknad om å arrangere NM

Søknad om å arrangere NM sendes til NBF innen 1. mai året før arrangementet avholdes. Dvs. at ønsker man å avholde NM i 2011, må søknad være NBF i hende innen 1. mai 2010.

Søknaden skal inneholde klubbens navn og hvor arrangementet skal avholdes.

NBF vil meddele hvem som har fått det ærefulle oppdraget innen 1.juli samme år. Det gis også beskjed til de andre klubbene som har søkt.

Det er kun medlemsklubber av NBF som kan søke om å avholde NM.

Søknader fra hundeførere om å delta i NM

Hundeførere som ønsker å delta i NM sender påmelding på eget skjema til NBF innen 1. juli (poststemplet dato). Sammen med søknad vedlegges kopier av vaksinasjonsattest, hundejournal og kopi av dommerskjema fra minimum 3 tellende stevner.

DOMMERE

  • Hver hovedøvelse (spor, rundering, rapport, felt og appell) bedømmes av to dommere. Det anbefales å bruke 6 dommere hver dag i tillegg til overdommer. (man kan klare å avvikle arrangementet med 4 + OD, men da er man straks mer sårbar med tanke på tidsplanen og tidsforbruket)
  • Arrangør foreslår dommere samt NKKs representant  (+ alternative navn) og sender dette til NBF`s styre for godkjenning innen 01.12. året før.  (Vi oppfordrer til å se på hvilke dommere som er brukt ved tidligere NM og prøve å variere bruken slik at flere forskjellige dommere får anledning til å dømme NM)
  • Etter tilbakemelding fra NBF’s styre kontakter arrangørklubb de respektive dommere og forespør disse.
  • Arrangørklubben dekker kostnadene for dommere (dommerhonorar, reisekostnader, mat og eventuell overnatting).
  • Arrangør bør gi dommerne en oppmerksomhet (gave) i forbindelse med premieutdelingen.

NM ARRANGEMENTET

Åpning

Det skal lages en ramme rundt NM og offisiell åpning av Norgesmesterskapet for Brukshunder.

  • Åpningen bør foregå på fredag ettermiddag ca kl. 19:00
  • På åpningen bør klubbens leder eller annen representant ønske velkommen, fortelle noe om klubbens historie, informere om praktiske saker vedrørende arrangementet, samt presentere ansvarlige og dommere.
  • NBF’s leder eller representant skal også ha en innledning på vegne av NBF’s styre.

Kamerataften

  • Det er normalt at man på fredagskvelden arrangerer en kamerataften hvor man gir den nødvendige informasjon til deltagerne.
  • Dette arrangementet bør være selvfinansierende dersom man ikke kan dekke noe av sponsede midler.
  • Normalt serveres det en enkel rett. Bindende påmelding og pris oppgis i innbydelsen.
  • Kamerataften er åpen for alle interesserte (Deltagere, dommere, funksjonærer, klubbens medlemmer, innbudte gjester, venner og familiemedlemmer til forannevnte, o.s.v.)

Trekning

Rundering: 

  • Gjennomføres runderingen på lørdag skal trekningen foregå på avslutningen av åpningen på fredag.
  • Er runderingen på søndag skal trekningen foregå på banketten rett etter maten.
  • Tisper med løpetid starter sist.

Spor:

  • Startrekkefølgen i spor (Spornummer) trekkes om morgenen før deltagerne drar ut i sporterrenget.
  • Tisper med løpetid skal være med i trekningen av spornummer men starter sist på felt og lydighet.

Premieutdeling

  • Premieutdelingen skal gjennomføres siste dag av NM arrangementet for begge grupper.
  • Ekvipasjene samles, marsjerer inn og tar oppstilling ved siden eller bak premiepall.
  • Premieutdeling foretas av Teknisk Arrangørklubb`s representant supplert av NBF’s representant.
  • Arrangøren skaffer til veie en premiepall som bør merkes med hovedsponsors logo. Den skal i tillegg vise NBF’s fane samt det norske flagg.
  • Husk at sponsorer ønsker å få reklame, og bilde av deltagere på premiepallen med eventuelt “Hovedsponsors Logo” vil synliggjøres bl. a. i Hundesport og lokalaviser.

Festmiddag/Bankett

  • På lørdagskvelden arrangeres en festmiddag/banket. Bindende påmelding og pris oppgis i innbydelsen. Deltakere og andre interesserte betaler selv kuvertavgiften.
  • Æresmedlemmer, representanter fra NBF/NKK og stevnets dommere får denne dekket av teknisk arrangør.
  • Dette arrangementet bør være selvfinansierende dersom man ikke kan dekke noe av sponsede midler.

Appell

  • Dommerne viser opp sine karakterer samtidig etter anmodning fra kommandør.
  • Fellesdekken SKAL deles opp i to puljer for hver gruppe (start nr. 1-8 og 9-15), og hver ekvipasje SKAL også her bedømmes av begge dommerne.
  • Det anmerkes at dommerne IKKE har lov til å konferere seg imellom ved karaktergivningen.
  • Appellen bør avholdes på et sted hvor forholdene for dette er gode og hvor det er god mulighet for publikum å være tilstede. Idrettsbaner egner seg godt for dette med de fasiliteter som ofte er knyttet til idrettsanlegg.
  • Appellbanen skal pyntes med norske flagg og gjerne annet som er med å lage rammer rundt stedet samt at den skal være merket etter regelverket.
  • Tidspunkt for appellen bør annonseres i media slik at man kan få publikum til å overvære denne.
  • Fellesdekk anbefales avholdt som første øvelse om morgenen før ekvipasjene drar ut til de andre respektive øvelser. Dette for at arrangementet skal gå smidigst mulig. Dersom fellesdekk avholdes til slutt så vil det bli en stor arbeidsbelastning i sekretariatet med å føre inn 15 karakterer, summere dommerskjema, føre resultattavle, hundejournaler o.s.v., noe som medfører mye dødtid for alle andre enn stevneleder og sekretariat, og som ofte forsinker premieutdelingen.

Sekretariat

Sekretariatet bør være i nærheten av den naturlige samlingsplassen for deltakere og tilskuere under NM arrangementet, som oftest er dette nær appellbanen.

I forbindelse med registrering av deltagerne på fredagskvelden samler man inn Hundejournal, sjekker vaksinasjonsattest og ID merking. (startkort er ikke nødvendig å sjekke da dette er sjekket av NBF ved påmeldingen).  Hundejournalene føres av sekretariatet.

Sekretariatet fører dommerskjema fortløpende ettersom deltagernes karakterer blir rapportert. Det bør være kommunikasjon mellom runderingsansvarlig, sporansvarlig, feltansvarlig og lydighetsringen som rapporterer resultater til sekretariatet etter at hver hund er ferdig bedømt.

Det bør legges til rette for fortløpende resultatservice til standplassene i skogen i tillegg til ved lydighetsbanen.

Ifbm. premieutdelingen utleveres Hundejournal og deltagerens kopi av dommerskjemaet til hver deltager.

Resultatservice

  • Det skal lages en resultattavler som oppdateres kontinuerlig under NM.
  • Resultattavlene bør være på hovedarenaen, og på de respektive standplasser for skogsøvelsene hvor publikum samles.
  • Man bør så langt det er mulig også legge til rette for IT utstyr slik at NBF’s hjemmeside kan oppdateres med resultater fortløpende.

TEKNISK GJENNOMFØRING – PROGRAM

Fredagens arrangement

  • Parade/åpning.
  • Kamerataften med eventuell trekning

NM i Rundering

Av gjennomføringsmessige årsaker anbefaler vi at NM for runderingsgruppen blir lagt til lørdag. Rundering er den øvelsen som tar mest tid (I snitt 30 – 35 minutter pr. ekvipasje, dvs total tid fra en ekvipasje starter til neste ekvipasje er klar til start, og i tillegg kommer spisepauser for dommere, i alt ca 8 – 8.5 timer). Dersom man starter runderingen presis kl. 07.00, så vil det si at denne er ferdig ca kl. 16.00 dersom alt går smidig.

Tidsplan

  • Bruker du f.eks 4 dommere så dømmer 2 dommere feltsøk og to dommere rundering. Etter feltsøket kan feltsøkdommerne dømme appellen.
  • Runderingsgruppen bør deles i to slik at 3-4 deltagere starter med rundering (Start nr. 1 – 3 (4)) og resten av deltagere starter med felt og appell (start nr. 3 -15), og deretter rulleres det. Ved å gjøre dette sparer man mye ventetid for deltagerne. Det skal være funksjonerer som viser deltagerne ut til runderingsløypa.
  • Fellesdekk bør gjennomføres for samtlige deltagere før man drar ut til felt-/runderings-terrenget.

Publikum

  • Min. 5 stk. publikum skal kunne være med å observere runderingsøvelsen i tillegg til evt. sekretariat. Det bør evt. lages en liste der man etter trekning kan skrive opp hvilke ekvipasjer man som publikum ønsker å være med å se. Ved uenigheter/skjev fordelinger er det opp til runderingsansvarlig å avgjøre hvem som får bli med.
  • NBF’s representant regnes som en del av sekretariatet.
  • Publikum skal informeres om hvordan de er pliktige å forholde seg. Det skal gis anledning til å ta både bilder og video, men dette må foregå på en slik måte at det ikke forstyrrer ekvipasjene unødig.

Feltsøk

  • Feltsøket bør legges til et område hvor publikum kan se dette. Feltsøk startes om morgenen for den gruppen som ikke er ute i runderingsterrenget.
  • Alle deltagere skal ha fast klokkeslett for start.
  • Publikum har tilgang uten begrensning.
  • Publikum skal informeres om hvordan de er pliktige å forholde seg. Det skal gis anledning til å ta både bilder og video, men dette må foregå på en slik måte at det ikke forstyrrer ekvipasjene unødig.

Appell

  • Fellesdekk kjøres for alle som første øvelse om morgenen. Appellen gjennomføres etter at alle har vært gjennom feltsøk + rundering. Planlegg gjennomføring av appellen slik at den går fortløpende for alle ekvipasjer når den først starter.
  • Alle deltagere skal ha fast klokkeslett for start.
  • Publikum har tilgang uten begrensning.
  • Det skal gis anledning til å ta både bilder og video, men dette må foregå på en slik måte at det ikke forstyrrer ekvipasjene unødig.

NM i Spor

Spor

  • Dagen starter med trekning av spornummer. (gjelder også de med løpske tisper). Deretter gjennomføres fellesdekk for samtlige ekvipasjer.
  • Sporgruppen kan for eksempel deles i to hvor startnummer 1 – 7 drar ut til sporterrenget, og startnummer 8 – 15 starter med feltsøk.
  • Alle deltagere skal ha fast klokkeslett for start.
  • Det skal være funksjonærer som følger deltagerne ut og anviser til sporterrenget.

Feltsøk

  • Feltsøket bør legges til et område hvor publikum kan se dette. Feltsøk startes om morgenen for den gruppen som ikke starter med spor.
  • Alle deltagere skal ha fast klokkeslett for start.
  • Publikum har tilgang uten begrensning.
  • Publikum skal informeres om hvordan de er pliktige å forholde seg. Det skal gis anledning til å ta både bilder og video, men dette må foregå på en slik måte at det ikke forstyrrer ekvipasjene unødig.

Appell

  • Fellesdekk kjøres for alle som første øvelse om morgenen. Appellen gjennomføres etter at alle har vært gjennom feltsøk + spor. Planlegg gjennomføring av appellen slik at den går fortløpende for alle ekvipasjer når den først starter.
  • Alle deltagere skal ha fast klokkeslett for start.
  • Publikum har tilgang uten begrensning.
  • Det skal gis anledning til å ta både bilder og video, men dette må foregå på en slik måte at det ikke forstyrrer ekvipasjene unødig.

Praktiske tips om gjennomføring generelt

Finne terrenget

  • Sørg for god info om plassering av terreng, å ordne med kart med vegbeskrivelse som deles ut til deltagerne og kan deles ut til publikum.
  • Ha følgebiler til å lede deltagerne ut til terreng i puljer.

Hva skal NM arrangør få av NBF?

  • Instruks NM arrangement
  • Instruks stevnelederutdanningen
  • Eksempel på annonse for NM arrangement
  • Eksempel på brev til deltagere
  • Eksempel på brev til dommere
  • Eksempel på katalog
  • Eksempel på tidsplan 4 og 6 dommere begge grupper.
  • Siste versjon av regelverk
  • Oversikt over dommere brukt ved tidligere NM og NOM.
  • Tilbud om bruk av NBFs web side dersom de selv ikke har dette.

Huskeliste tidsfrister

  • Søknad til NBF om NM arrangement:
1.mai året før.
  • Forslag til NBF ang. stevneleder og dommere:
01.desember året før.
  • Presentasjon av arrangørklubb sendes til NBF:
1.mars
  • Forslag til fremdriftsplan for NM arrangement:
1.mai
  • Invitasjonsbrev med faktura sendt deltagere:
15.juli
  • Artikkel til hundesport/webside sendes NBF med stor fokus på deltagernes prestasjoner.
15.september

Kontaktpersoner og adresser hos Norsk Brukshundsports Forbund finner du på: http://www.norsk-brukshundsport.no/